עדכון מועמדים עם בוט: להפסיק לשתוק, בלי להישמע כמו מכונה
מועמד שלח קורות חיים ביום חמישי. עברו שלושה שבועות ואף אחד לא כתב לו. הוא לא יספר לחברים שדחו אותו, הוא יספר שהתעלמו ממנו. ושתיקה היא הדבר הקל ביותר לתקן בגיוס, כי כל מה שנדרש הוא הודעה בזמן הנכון, עם מילים נכונות.
מה זה עדכון מועמדים אוטומטי?
עדכון מועמדים אוטומטי הוא בוט שמנסח ושולח הודעות סטטוס בכל שלב בתהליך: קורות החיים התקבלו, הם בבדיקה, מזמינים לראיון או לא ממשיכים. הבוט שומר על קצב ועל טון אחיד, ומגייס מאשר את ההודעות הרגישות, ובראשן דחייה, לפני שהן יוצאות.
רוב המגייסים לא מתעלמים ממועמדים מרוע לב. הם עמוסים. בוט מתאים כאן כי המשימה חוזרת על עצמה בדיוק באותה צורה, ואין בה שיקול דעת אלא עקביות. בקורס גרוק בוט מלמדים לבנות משימות כאלה כך שהבוט מכין והאדם מאשר.
יש לכך גם ערך שמעבר לנימוס. מועמד שנדחה בכבוד נשאר לקוח פוטנציאלי, ממליץ פוטנציאלי ולעיתים מועמד מצוין למשרה אחרת בעוד חצי שנה. חוויית מועמד טובה היא נכס של המותג המעסיק, והיא נבנית בהודעות הקטנות.
איזו הודעה יוצאת בכל שלב, ומי מאשר?
| שלב | תוכן ההודעה | אישור |
|---|---|---|
| התקבלו קורות חיים | תודה, מה קורה עכשיו ומתי כדאי לצפות לתשובה | לא נדרש, אחרי שהנוסח אושר פעם אחת |
| בבדיקה | הודעת ביניים כשהתהליך מתארך | לא נדרש |
| זימון לראיון | פרטים, ובקשה לבחור שעה | אישור בהתחלה |
| לא ממשיכים | ניסוח מכבד שמסביר שהתהליך נסגר | תמיד אדם |
| הצעת עבודה | לא נשלחת על ידי בוט | רק המגייס |
הטבלה היא נקודת פתיחה, לא חוק. ארגון שרוצה יותר שליטה יכול לדרוש אישור אנושי על כל שורה, וארגון שהתהליך אצלו בוגר יכול לוותר על אישור בשלבים הראשונים. מה שחשוב הוא שהחלוקה מפורשת, ושמישהו אחראי עליה בשם.
רוצים שהבוט יקרא קורות חיים לפניכם?
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, ושלושת הראשונים בחינם וללא הרשמה. גיוס וסינון קורות חיים הם אחד הנושאים בקורס.
איך כותבים הודעה שלא נשמעת כמו מכונה?
הבוט כותב כמו שהסבירו לו, ולכן העבודה האמיתית היא בכתב המינוי. כמה כללים שעובדים:
- מציינים את שם המועמד ואת שם המשרה. הודעה שמתאימה לכל אחד לא נראית כאילו נכתבה לאחד.
- אומרים מה הצעד הבא ומתי. מועמד סובל פחות מהמתנה כשהוא יודע כמה זמן.
- לא מבטיחים מה אין בידכם. אסור לכתוב "נחזור אליך בקרוב" אם אין תאריך.
- דוחים בכבוד. משפט אחד של הערכה ומשפט אחד שסוגר, בלי תירוצים מנופחים.
אפשר להראות לבוט שתי הודעות שאתם אוהבים ולבקש שיכתוב באותו סגנון. זה לימוד בהדגמה, והוא עובד טוב על טון.
מתי לא לשלוח אוטומטית?
יש רגעים שהודעה אנושית אינה אפשרות אלא חובה: מועמד שהגיע לשלבים מתקדמים, מועמד פנימי, מי שהמליץ עליו אדם שאתם מכירים, ומי שהיה בקשר ארוך עם הארגון. בכל אלה הבוט מכין טיוטה, והמגייס כותב או מעדן אותה ושולח בעצמו.
גם ריצה קבועה יכולה לעזור: אחת לשבוע הבוט עובר על מועמדים שלא קיבלו שום עדכון ומציג לכם רשימה של מי שממתין יותר מדי. את הרשימה מקבל אדם, לא מועמד, וכך נמנעת פנייה אוטומטית לא במקומה.
שאלות נפוצות
האם מועמדים צריכים לדעת שמדובר בבוט?
זו שאלה של מדיניות הארגון והיועץ המשפטי שלו. מבחינה מקצועית, גילוי נאות הוא בחירה טובה, וההודעה יכולה לציין בפשטות שהיא נשלחת מתהליך עדכון אוטומטי של צוות הגיוס.
האם הבוט יכול לענות על שאלות של מועמדים?
אפשר להזין לו קובץ ידע עם שאלות נפוצות, כמו מה השלבים בתהליך ובאיזה מייל לפנות. שאלה שאין בה תשובה מוכנה עוברת אליכם.
איך נמנעים מהודעה כפולה לאותו מועמד?
על ידי יומן ריצות שמראה מה נשלח ולמי. בקורס מלמדים לקרוא את היומן הזה כדי לוודא שהבוט לא חוזר על עצמו.
כמה עדכונים נכון לשלוח?
פחות ממה שנדמה. הודעה בכל שינוי אמיתי בסטטוס, והודעת ביניים כשהתהליך מתארך. עדכון שאין בו חדש לא מוסיף ביטחון.
איך מתחילים בלי לשנות את כל התהליך?
בוחרים שלב אחד, למשל אישור קבלת קורות חיים, ומריצים אותו על משרה אחת. אחרי שבועות ספורים רואים אם הנוסח עובד, ורק אז מוסיפים עוד שלבים.
רוצים לראות איך בוט מתאם ראיונות?
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, ושלושת הראשונים בחינם וללא הרשמה. גיוס וסינון קורות חיים הם אחד הנושאים בקורס.