בוט שמתאם ראיונות: סוף לפינג פונג של שעות
מועמד אחד, שני מראיינים, שלושה יומנים. כל מי שתיאם ראיון יודע כמה הודעות עוברות עד ששעה אחת נסגרת. בדרך אובדים ימים, ולפעמים אובד גם המועמד, שכבר קיבל הצעה ממקום אחר. תיאום הוא המשימה הכי מכנית בגיוס, ולכן הכי מתאימה לבוט.
מה בוט תיאום עושה?
בוט תיאום ראיונות מקבל מהמגייס את הזמינות של המראיינים, מציע למועמד כמה שעות, סוגר את הפגישה ביומן ושולח תזכורת. כשמועמד מבקש לדחות, הוא חוזר על התהליך. מחברים לו רק את היומן הנחוץ, ושער אישור שומר שההודעה הראשונה לכל מועמד לא יוצאת בלי עין אנושית.
בקורס גרוק בוט יש שיעור שמוקדש ליומן ולתיאום פגישות, והוא מתאים כמעט כמו שהוא לגיוס. ההבדל היחיד הוא שבגיוס הצד השני הוא מועמד, ולכן הטון והסדר חשובים יותר. מי שמתחיל בקורס וידאו גרוק בוט רואה את השיעור הזה על המסך, שלב אחרי שלב.
מי שמתאם ראיונות מדי שבוע מכיר את התחושה שהיומן שולט בו. כשהבוט לוקח את ההתכתבות, המגייס מקבל חזרה את מה שבאמת דורש אותו: להכין שאלות, להכיר את המראיינים ולשוחח עם המועמדים.
איך נראה תהליך תיאום מקצה לקצה?
- המגייס מעביר לבוט את חלונות הזמן. לכל מראיין, ימים ושעות שמותר לתאם בהם.
- הבוט מציע למועמד שלוש שעות. שלוש הן מספיק כדי לבחור, ופחות מדי כדי להתבלבל.
- המועמד בוחר, והבוט סוגר. הפגישה נכנסת ליומנים ומועמד מקבל אישור עם כל הפרטים.
- תזכורת לפני הראיון. זה החלק שלרוב נשכח כשהמגייס עמוס.
- שינוי או ביטול. הבוט מחזיר את התהליך להתחלה בלי שאדם צריך להתערב.
אפשר להוסיף שלב שישי: אחרי הראיון הבוט שולח למראיין תבנית קצרה למילוי משוב, כדי שהמשוב לא יישכח ויגיע אליכם בזמן.
מתחילים משלושת השיעורים החינמיים?
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, ושלושת הראשונים בחינם וללא הרשמה. גיוס וסינון קורות חיים הם אחד הנושאים בקורס.
אילו כללים כדאי להגדיר מראש?
- חלונות זמן
- רק שעות שהמראיינים אישרו, כולל זמן מרווח בין ראיונות.
- סוג הראיון
- טלפוני, וידאו או פגישה במשרד, עם הפרטים הנכונים לכל סוג.
- הגבלת פניות
- כמה פעמים הבוט מזכיר למועמד שלא ענה, ומתי הוא מעביר את העניין למגייס.
- גישה מינימלית
- הבוט רואה רק את מה שנחוץ לתיאום. אין סיבה שיראה פרטים אחרים ביומן.
הכללים האלה נכתבים פעם אחת בשפה רגילה, כחלק מכתב המינוי של הבוט.
מה קורה כשמשהו לא עובד כמתוכנן?
מועמד לא עונה, מראיין מבטל ברגע האחרון, שעה מתנגשת עם פגישה אחרת. כל אלה קורים, והשאלה היא אם הבוט יודע מתי לעצור ולקרוא לאדם. בקורס מלמדים ריצות קבועות וטריגרים: אפשר לתזמן בדיקה שרצה כל בוקר ומוצאת מי עדיין לא ענה, ולהגדיר שבמקרה חריג הבוט לא מנחש אלא מדווח.
ביומן הריצות רואים מה הבוט עשה ומתי, כך שאם מועמד מתלונן שלא קיבל הודעה, אפשר לבדוק בדקה. בדיוק בגלל זה כדאי להתחיל קטן: משרה אחת, מועמדים בודדים, ושער אישור על כל הודעה, עד שרואים שהתהליך יציב.
שאלות נפוצות
האם הבוט צריך גישה מלאה ליומן שלי?
לא, וכדאי שלא. עיקרון מרכזי בקורס הוא חיבורים בגישה מינימלית: נותנים לבוט רק את מה שהמשימה דורשת, ובודקים מה בדיוק הוא רואה לפני שמפעילים.
מה אם מועמד כותב משהו שהבוט לא מבין?
בקשו מהבוט להעביר לכם כל הודעה שאינה בחירה של שעה. כך מועמד עם שאלה אמיתית מקבל תשובה מאדם, ולא תשובה אוטומטית שמחמיצה את העניין.
אפשר להשתמש בבוט גם לתיאום ראיון שני?
כן, כל שלב הוא משימה נפרדת עם כללים משלה. כדאי להגדיר כתב מינוי נפרד לכל שלב, כי המראיינים והמשך התהליך שונים.
האם הבוט שולח הודעות בשמי?
רק אם אישרתם. לפי עיקרון שער האישור בקורס, כל פעולה שיוצאת החוצה, ובמיוחד פנייה למועמד חדש, עוברת אישור עד שמוכח שהתהליך מדויק.
האם כדאי להתחיל עם משרה אחת?
כן. משרה אחת עם כמה מועמדים מאפשרת לראות כל הודעה ולתקן את הכללים בזמן, לפני שמרחיבים לכל תהליכי הגיוס בארגון.
רוצים שהבוט יקרא קורות חיים לפניכם?
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, ושלושת הראשונים בחינם וללא הרשמה. גיוס וסינון קורות חיים הם אחד הנושאים בקורס.